Справочник по делопроизводству, Рогожин М.Ю., 2009

Справочник по делопроизводству, Рогожин М.Ю., 2009.

Для обеспечения надлежащей эффективности управленческой деятельности, и в частности ее всестороннего обеспечения (в том числе документационного), следует ясно представлять цель, функции и задачи делопроизводства. В общем случае под целью любой полезной деятельности подразумевается достижение определенного результата. Не будет в этом смысле исключением и делопроизводство предприятия.




Понятие делопроизводства.
Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически понятие "делопроизводство" требует определенной дифференциации. Так, в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 *(1) делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую "документирование и организацию работы с официальными документами" Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
документирование*(2)
организация работы с документами*(3).

Поясним, что документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и оформленную надлежащим образом) "на материальном носителе информацию с реквизитами*(4) - совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать".

В свою очередь, управление документацией предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация - это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Схематически понятие "делопроизводство" (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на схеме 1. Коротко упомянем еще о двух определениях делопроизводства - определениях "неофициальных", но тем не менее сохраняющих свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности. Согласно одному из них делопроизводство - это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документирования деятельности и управления документацией предприятия*(5). Согласно другому определению под делопроизводством может также пониматься участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов*(6). Иными словами, это - одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов*(7).

Купить .





Теги: справочник по делопроизводству :: Рогожин